StockCrowd te permite gestionar a tus socios fácilmente. Este artículo te explica cómo hacerlo: consultar el listado de socios, modificar el importe o la periodicidad de una suscripción, pausarla, reactivarla, cancelarla o desbloquearla, importar donantes y exportar reportes.
Qué es un socio y qué es una suscripción
Un socio es un donante que, en lugar de aportar una sola vez, ha autorizado un cobro que se repite automáticamente cada cierto tiempo, según la periodicidad que se haya configurado. Esa autorización es la suscripción, y cada cobro que genera es una aportación. La suscripción sigue viva hasta que la pausas, la cancelas o el propio donante la cancela desde su área personal. Un mismo socio puede tener varias aportaciones periódicas a la vez, cada una con su propio importe, periodicidad y estado. A un socio también se le llama suscriptor, donante periódico o donante recurrente: son la misma cosa.
Dónde se gestiona cada cosa
Si tu campaña admite donaciones periódicas, los datos recogidos y las gestiones que puedes hacer después están repartidos en varias secciones que debes saber diferenciar.
La gestión del día a día está en dos secciones, ambas a nivel de campaña:
Gestión → Aportaciones Periódicas: aquí gestionas todo lo referente al socio en sí y a su suscripción: generar el reporte de socios, cambiar el importe o la periodicidad, pausar o reactivar y cancelar suscripciones.
Gestión → Aportaciones: aquí encontrarás los pagos puntuales y periódicos de manera individual. Muestra solo las donaciones pagadas o efectivas. Si quieres hacer alguna gestión sobre un cobro en concreto, debes hacerlo desde aquí: generar el certificado para ese pago, reenviar el email de agradecimiento o generar un reporte de esos pagos.
Además, hay otras tres ubicaciones que tocarás en casos concretos:
Dashboard → Donaciones: es la vista de donaciones a nivel de organización, con las donaciones de todas tus campañas y en todos los estados (pagadas, pendientes, abandonadas, etc.). Es donde se cambia el email de un socio. Más detalles en el artículo Dashboard → Donaciones.
Dashboard → Socios y Colaboradores: es un apartado de análisis y seguimiento, no de gestión. Ahí puedes consultar, entre otros, el listado de suscripciones bloqueadas y canceladas. Más detalles en Socios, colaboradores y firmas.
Organización → Usuarios: no gestiona suscripciones, pero determina qué opciones ve cada usuario de tu equipo. Solo es visible para usuarios administradores de la cuenta. Más detalles en Agrega Usuarios a tu Organización y Gestiona sus Permisos.
Por último, el panel de Stripe o Redsys, que es externo a StockCrowd. Se usa para cancelar o reembolsar cobros concretos y para consultar el motivo exacto de un pago fallido.
El resto de este artículo te muestra cómo gestionar estas suscripciones desde el área de Aportaciones Periódicas.
Presentación del Dashboard de Aportaciones Periódicas
El Dashboard de Aportaciones Periódicas es la vista general de tus socios y sus suscripciones dentro de Gestión → Aportaciones Periódicas.
Una vez dentro de Aportaciones Periódicas, puedes ver una presentación rápida de todos tus socios. En la parte superior se muestra el total de aportaciones periódicas, y a la derecha el botón Opciones, desde el que se importan donantes y se exportan los reportes. Ten en cuenta que ese total cuenta suscripciones, no personas: un mismo socio puede tener más de una aportación periódica, así que aparecerá en tantas filas como suscripciones tenga.
Cada fila del listado es la suscripción de un socio, y muestra estas columnas:
ID: el identificador de la aportación periódica.
Fecha de Registro: cuándo se dio de alta la suscripción.
Próximo cobro: la fecha en que se ejecutará el siguiente cargo.
Email y Nombre: los datos de contacto del socio. Junto al email aparece la etiqueta Importado si esa suscripción se dio de alta mediante una importación de donantes.
Importe: la cantidad de cada cobro.
Periodicidad: cada cuánto se repite el cobro.
Pasarela de pago y Forma de pago: por dónde y con qué medio se cobra.
Estado: Activa, Pausada, Bloqueada o Cancelada.
Al final de cada fila, el icono ⚙️ abre el menú de opciones de ese socio.
Sobre el listado tienes los filtros, para ir solo a los socios que necesitas:
Nombre, apellidos o email, para buscar a un socio concreto.
Estado, Pasarela de pago y Forma de pago.
Fecha de registro, indicando un período de inicio y uno de fin.
Próximo cobro, también por período de inicio y de fin.
Cuando hayas elegido los filtros, pulsa Buscar. Limpiar los quita todos y devuelve el listado completo.
Estados de una suscripción
El estado de la suscripción determina qué opciones te aparecen en su menú de la derecha:
Activa: la suscripción funciona con normalidad y los cobros se ejecutan automáticamente en cada ciclo.
Pausada: la has detenido tú manualmente de manera temporal. Se reactiva desde "Modificar suscripción".
Bloqueada: un cobro automático no se ha podido realizar. Se reactiva desde "Desbloquear suscripción".
Cancelada: la suscripción está finalizada y no generará más cobros.
Para ver solo las suscripciones bloqueadas, usa el filtro Estado de la suscripción → Bloqueada. También puedes consultarlas en Socios y Colaboradores → Suscripciones Bloqueadas, dentro del Dashboard.
Opciones por socio
Cada aportación periódica del listado tiene un botón de opciones a la derecha desde donde puedes acceder a toda la información disponible del socio y realizar ciertas gestiones:
Ver detalles: accedes a toda la información disponible de este socio: datos personales, datos de la suscripción y cargos realizados. Es solo un panel informativo: si necesitas modificar cualquiera de estos datos, tienes que hacerlo desde su lugar correspondiente.
Modificar suscripción: puedes modificar el importe, la periodicidad, la fecha del próximo cobro y el idioma de las comunicaciones para este suscriptor. Es también la opción que reactiva una suscripción pausada.
Modificar mandato SEPA de la suscripción: úsala cuando necesites cambiar el número de cuenta (IBAN) del usuario. Recuerda que el donante también puede hacerlo desde su área personal de donante, en el apartado de Donaciones Periódicas.
Cancelar suscripción.
Modificar datos iniciales del donante: modifica los datos personales del socio, como el teléfono o la dirección.
Pausar suscripción: detiene los cobros temporalmente sin cancelar la suscripción.
Desbloquear suscripción: los pagos periódicos se hacen automáticamente y, si uno de estos pagos no puede realizarse, la cuenta puede bloquearse. Antes de desbloquear la cuenta te recomendamos contrastar esta información con el donante y/o con el banco para confirmar que el pago se podrá realizar correctamente. Esta opción solo aparece cuando la suscripción está en estado Bloqueada.
Modificar los datos personales de un socio
Los datos personales de un socio, como el teléfono o la dirección, se modifican desde Gestión → Aportaciones Periódicas:
Localiza al socio en el listado y abre su menú de opciones.
Haz clic en Modificar datos iniciales del donante.
Modifica el dato y guarda: quedará actualizado para los siguientes cobros.
El email no se modifica desde aquí. Tiene su propio procedimiento, explicado en la sección "Modificar el email de un socio" de este artículo.
❗Importante: Esto modificará los datos para aportaciones futuras, pero si hay que modificar alguna aportación ya pagada o efectiva (para volver a generar el certificado de donación, por ejemplo) debe realizarse desde Gestión → Aportaciones, buscando el donante y en ⚙️ → Datos del pago, donde podrás editarla.
Pausar y reactivar una suscripción
Pausar una suscripción detiene sus cobros temporalmente sin cancelarla, y reactivarla los reanuda. Las dos gestiones se hacen desde Gestión → Aportaciones Periódicas.
Cómo pausar una suscripción
Desde Gestión → Aportaciones Periódicas, en el menú de opciones del socio, elige Pausar suscripción.
Al pausarla puedes definir:
Cuándo empieza la pausa: en ese mismo momento o a partir de una fecha concreta.
Cuánto dura: de forma indefinida o hasta una fecha concreta.
Una nota con el motivo de la pausa, para dejar constancia interna.
Cómo reactivar una suscripción pausada
Una suscripción en estado Pausada no se reactiva con "Desbloquear suscripción": esa opción solo existe para las suscripciones bloqueadas. Para reactivarla:
Entra en Gestión → Aportaciones Periódicas y localiza al socio.
Haz clic en Opciones → Modificar suscripción.
Verifica que la fecha del próximo cobro es la correcta.
Haz clic en Actualizar.
Al guardar los datos, la suscripción se activa nuevamente y el primer cargo se realizará en la fecha de próxima donación que hayas indicado.
Cobros fallidos y suscripciones bloqueadas
Cuando un cobro periódico no se puede realizar, la suscripción no siempre se bloquea: depende de la pasarela, del método de pago y del tipo de incidencia. Esta sección explica qué ocurre en cada caso, cómo desbloquear una suscripción y qué hacer si el cargo ha fallado pero la suscripción sigue activa.
Desbloquear una suscripción
Desbloquear una suscripción bloqueada reanuda sus cobros automáticos, y al hacerlo el sistema recalcula la fecha del próximo cargo.
Qué ocurre al desbloquear
Al desbloquear una suscripción, el sistema recalcula automáticamente la fecha del próximo cobro con esta lógica:
Si el día de cobro ya ha pasado o es hoy en el momento del desbloqueo, el próximo cobro se programa para ese mismo día del mes siguiente.
Si el día de cobro aún no ha llegado este mes, el cobro se realiza en esa fecha dentro del mes actual.
Esto significa que, si desbloqueas después de que haya pasado el día de cobro, la cuota de ese mes no se cobrará y la suscripción saltará directamente al mes siguiente.
Ejemplo: una suscripción con cobro el día 5 de abril que se desbloquea el 14 de abril pasará a cobrarse el 5 de mayo. La cuota de abril no llega a cobrarse.
Cómo recuperar la cuota del mes
Antes de hacer nada, habla con el socio. Este procedimiento fuerza un cobro fuera del calendario habitual, así que solo debes aplicarlo cuando hayas confirmado con él dos cosas:
Que la causa del bloqueo está resuelta y el cobro se podrá realizar correctamente.
Que quiere recuperar la cuota de ese mes y está de acuerdo en que se le cobre en los próximos días.
Si el socio prefiere no recuperar esa cuota, no hagas nada más: desbloquea la suscripción y el cobro se retomará con normalidad en el siguiente ciclo.
Con esas dos confirmaciones, la clave es actuar en el mismo momento del desbloqueo:
Desbloquea la suscripción
Luego entra en Opciones → Modificar suscripción.
Cambia la fecha del próximo cobro al día siguiente (o cualquier fecha indicada por el donante) y guarda.
Espera a que se ejecute el cobro en esa nueva fecha.
Una vez confirmado el cobro, restaura la fecha original para que los siguientes ciclos sigan el calendario habitual.
❗Importante: No olvides el paso 4. Si no lo haces, la suscripción se quedará con la fecha de cobro modificada de forma permanente.
Qué pasa cuando un cobro periódico falla
Un cobro fallido no siempre bloquea la suscripción. Puedes encontrarte una suscripción en estado Activa cuyo último cargo ha sido fallido. En ese caso no verás la opción "Desbloquear suscripción", porque la suscripción no está bloqueada.
No es posible relanzar manualmente un cargo periódico fallido. El único flujo de reintento es desbloquear una suscripción que esté en estado Bloqueada.
Si la suscripción sigue activa y el cargo ha fallado, lo que puedes hacer es:
Consultar el motivo exacto del fallo en tu pasarela de pago.
Pedir al donante que resuelva la causa con su banco.
Si el problema persiste, pedirle que utilice otra tarjeta u otro método de pago.
Si el donante autoriza un cobro fuera de fecha para recuperar el fallo, puedes modificar la suscripción como explicamos en el punto anterior "Cómo recuperar la cuota del mes", y una vez cobrado, volver a dejar sus pagos en su próxima fecha habitual.
Si el donante no autoriza la recuperación de esa cuota fallida: esperar al siguiente cobro programado, que se intentará automáticamente.
Cuándo se bloquea una suscripción y cuándo no
Que un cobro fallido bloquee o no la suscripción depende de la pasarela, del método de pago y del tipo de incidencia.
En resumen: con Redsys la suscripción siempre se bloquea. Con Stripe y tarjeta se bloquea de inmediato si la tarjeta está caducada, y solo tras el tercer intento fallido si faltan fondos. Con Stripe y SEPA la suscripción sigue activa, salvo que se abra una disputa, que la cancela automáticamente.
El detalle, caso a caso:
Pasarela | Método | Incidencia | Estado de la periódica | Reintentos |
Stripe | Tarjeta | Falta de fondos | Sigue activa hasta el 3.er intento; entonces se bloquea | 3 reintentos separados por 3 días. Si el último no es exitoso, se bloquea. |
Stripe | Tarjeta | Tarjeta expirada | Se bloquea | Sin reintentos |
Stripe | SEPA | Se abre una disputa | Se cancela automáticamente | Ninguno |
Stripe | SEPA | Pago rechazado por el banco emisor | Sigue activa | Sin reintentos |
Stripe | SEPA | Fondos insuficientes | Sigue activa | Sin reintentos |
Stripe | SEPA | IBAN incorrecto | Sigue activa | Sin reintentos |
Redsys | Tarjeta | Falta de fondos | Se bloquea | Sin reintentos |
Redsys | Tarjeta | Tarjeta expirada | Se bloquea | Sin reintentos |
Acciones requeridas según el caso:
Stripe + SEPA + disputa: la organización debe solicitar al socio que vuelva a suscribirse, o reimportarlo.
Redsys + falta de fondos: contactar con el socio y desbloquear la suscripción cuando confirme que hay fondos.
Redsys + tarjeta expirada: cancelar la periódica y pedir al socio que vuelva a suscribirse a través de un formulario. El socio también puede cancelar la periódica por su cuenta desde su área personal de donante.
Otras gestiones que no se hacen desde Aportaciones Periódicas
Hay otras opciones y modificaciones del suscriptor que no puedes hacer desde Aportaciones Periódicas. Te explicamos cómo proceder en cada caso.
Modificar el email de un socio
Sí es posible cambiar el email de un socio, y el cambio afecta también a los cargos periódicos futuros, porque lo que se modifica es el email del usuario en la plataforma y no el de una donación concreta. No hace falta cancelar la suscripción ni volver a crearla.
Ve a Dashboard → Donaciones y localiza una aportación del socio.
Haz clic en el icono del engranaje ⚙️ que aparece a la derecha.
Selecciona la opción "Cambiar email del usuario".
Si lo necesitas, después puedes reenviarle el correo de confirmación desde Gestión → Aportaciones, para que le llegue ya al email correcto.
Ten en cuenta dos limitaciones:
La opción no aparece en las aportaciones en estado Pendiente. Como Dashboard → Donaciones muestra las donaciones en todos los estados, asegúrate de entrar en una que esté en estado Pagado.
La opción solo la ven los usuarios con rol de Administrador. Los usuarios con rol de Gestor no la verán.
El rol se puede cambia desde Organización → Usuarios: buscando el usuario, haciendo clic en el símbolo de editar y seleccionando el rol correspondiente en el apartado "Permisos sobre [tu organización]". Solo un Administrador puede cambiar roles. Si tú no lo eres y consideras que deberías tener permiso para esta acción, píde el cambio a un administrador de tu organización.
Modificar el número de tarjeta bancaria
Cambiar el número de tarjeta bancaria de una suscripción solo lo permiten ciertas pasarelas de pago: Paypal, Stripe o Braintree. Si el pago se hizo con alguna de estas pasarelas, solo el donante puede actualizar los datos de su tarjeta desde su área personal de donante.
Cancelar o devolver el primer cobro de un socio que se da de baja
Si una persona se registra como socia y se arrepiente antes de que se le emita el primer cobro, la gestión del cargo se hace desde el panel de la pasarela de pago:
Cancelarlo directamente: si el cargo todavía no se ha enviado al banco, puedes acceder al pago desde la pasarela de pago y cancelarlo. La opción está disponible mientras el pago siga en estado de procesamiento.
Reembolsarlo: si ya no es posible cancelarlo, una vez que el cobro se complete puedes hacer el reembolso desde la pasarela de pago, sin coste adicional para el socio.
Hagas lo que hagas en la pasarela de pago con ese primer cargo, es imprescindible que además canceles la suscripción en StockCrowd desde Gestión → Aportaciones Periódicas para que no se generen cobros futuros.
Opciones generales
Además de las gestiones sobre un socio concreto, desde Aportaciones Periódicas puedes hacer ciertas acciones y gestiones a nivel global.
Importar donantes
Importar donantes te permite introducir en el software un listado de socios cuyos pagos hacéis de manera offline, para empezar a gestionarlos desde nuestra plataforma.
Para importar donantes necesitas tener activado como método de pago los adeudos SEPA, que solo es posible a través de la pasarela de pagos Stripe.
Descárgate la plantilla de importación pinchando en Gestión → Aportaciones Periódicas → Opciones → Descargar Plantilla de importación de donantes (XLSX).
De momento, todas las columnas de la plantilla de importación son obligatorias.
Se explican más detalles de la importación de donante en el siguiente artículo: Importa Donaciones Periódicas (solo para España) 🇪🇸.
Exportar donaciones periódicas
Exportar donaciones periódicas te permite descargarte un reporte con los datos de todas las suscripciones. Puedes filtrar y añadir los datos de otras campañas para generar un reporte más adaptado a tus necesidades.
Notificaciones por email
Puedes recibir notificaciones en tu email para ciertas acciones que se realicen con respecto a los donantes:
Suscripción bloqueada.
Suscripción cancelada.
Tarjeta expirada o a punto de expirar (solo disponible para Paypal, Braintree y Stripe).
Pago con disputa.
Adeudo directo devuelto.
Puedes darte de alta para estas notificaciones tal como explica el artículo Recibe notificaciones en caso de fallos en pagos de aportaciones periódicas.
❓Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre Aportaciones y Aportaciones Periódicas?
Gestión → Aportaciones contiene las donaciones de manera individual, y es donde gestionas un cobro concreto: generar el certificado de ese pago, reenviar el email de agradecimiento o generar un reporte de las donaciones recibidas hasta la fecha. Gestión → Aportaciones Periódicas contiene al socio y su suscripción, y es donde generas el reporte de socios, cambias el importe o la periodicidad, y cancelas, pausas o desbloqueas suscripciones.
¿Por qué se ha bloqueado la suscripción de un socio?
Una suscripción se bloquea cuando uno de sus pagos periódicos automáticos no se puede realizar. Las causas más frecuentes son que la tarjeta esté caducada, que no haya fondos en la cuenta en el momento del cobro o que el banco del donante tenga bloqueados los adeudos directos SEPA. Antes de desbloquearla te recomendamos contrastar la información con el donante y/o con el banco para confirmar que el pago se podrá realizar correctamente.
¿Cuándo se cobra una suscripción después de desbloquearla?
Al desbloquear una suscripción, el sistema recalcula automáticamente la fecha del próximo cobro. Si el día de cobro ya ha pasado o es hoy, el próximo cobro se programa para ese mismo día del mes siguiente. Si el día de cobro aún no ha llegado este mes, el cobro se realiza en esa fecha dentro del mes actual.
¿Por qué no se ha cobrado la cuota de este mes después de desbloquear la suscripción?
Porque desbloqueaste la suscripción cuando el día de cobro de ese mes ya había pasado. En ese caso el sistema mueve el cobro al mismo día del mes siguiente y la cuota del mes en curso no llega a generarse. Por ejemplo, una suscripción con cobro el día 5 de abril desbloqueada el 14 de abril pasa a cobrarse el 5 de mayo, sin cobro en abril.
¿Puedo recuperar una cuota que se ha perdido al desbloquear?
Sí puedes recuperarla. Después de desbloquear, entra en Opciones → Modificar suscripción, cambia la fecha del próximo cobro al día siguiente y guarda. Cuando el cobro se haya ejecutado, vuelve a entrar y restaura la fecha original para que los siguientes ciclos sigan el calendario habitual. Te recomendamos confirmar antes con el donante que está de acuerdo con este cobro.
¿Dónde veo las suscripciones bloqueadas?
Las suscripciones bloqueadas se consultan en Gestión → Aportaciones Periódicas, usando el filtro Estado de la suscripción → Bloqueada, o en Dashboard → Socios y Colaboradores → Suscripciones Bloqueadas, dentro del Dashboard.
¿Cómo cambio el email de un socio?
Para cambiar el email de un socio, ve a Dashboard → Donaciones, localiza una aportación del socio en estado Pagado, haz clic en el icono del engranaje ⚙️ de la derecha y selecciona "Cambiar email del usuario". El cambio afecta también a los cargos periódicos futuros, así que no necesitas cancelar la suscripción ni volver a crearla. Después puedes reenviarle el correo de confirmación desde Gestión → Aportaciones.
¿Por qué no me aparece la opción de cambiar el email del usuario?
La opción de cambiar el email puede no aparecerte por dos motivos. El primero es que estés en una aportación en estado Pendiente: la opción solo está disponible en aportaciones en estado Pagado. El segundo es el rol de tu usuario: la opción solo la ven los Administradores (ROLE_EMPRESA), no los Gestores (ROLE_EMPRESA_GESTOR). El rol se cambia desde Organización → Usuarios y solo puede hacerlo un Administrador, así que pídeselo a un administrador de tu organización.
Un socio se ha dado de baja antes del primer cobro, ¿cómo lo gestiono?
Si el cargo todavía no se ha enviado al banco, puedes cancelarlo desde el panel de Stripe mientras siga en estado de procesamiento. Si ya no es posible cancelarlo, espera a que se complete y haz el reembolso desde Stripe, sin coste adicional para el socio. En ambos casos, cancela además la suscripción en Gestión → Aportaciones Periódicas para que no se generen cobros futuros.
¿Puede el donante actualizar sus propios datos bancarios?
El donante puede actualizar sus datos bancarios desde su área personal, en el apartado de Donaciones Periódicas. El cambio del número de tarjeta solo lo permiten las pasarelas Paypal, Stripe y Braintree; si el pago se hizo con otra pasarela, el número de tarjeta no se puede actualizar desde ahí.
¿Necesitas más ayuda? Contacta con nosotros en [email protected] o desde el icono de chat 💬 de esta página.